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Metodologías BI / DW

¿Cómo implantar un sistema de Business Intelligence en mi empresa? ¿Qué debo hacer para que el proyecto sea un éxito?

Desde LIS-Solutions, conscientes de que este punto es de vital importancia, guiamos a nuestros clientes en el planteamiento de sus soluciones de Business Intelligence, ayudándoles a plasmar sus necesidades y definir para qué la necesitan, determinar las soluciones tecnológicas que le den soporte y definir los alcances y prioridades dentro de la puesta en marcha de la solución.

¿Necesitas una solución de Business Intelligence?

Es fundamental tener claros los ejes funcionales en los que se basa una solución de Business Intelligence:

  • Captación de información: incluye todos los procesos orientados a integrar información dispersa y que puede tener problemas de integridad, calidad del dato, e incluso generación de información inexistente. Aquí se encuadran todas las tecnologías de ETL (Extracción, Transformación y Carga) y las tecnologías de calidad del dato.
  • Manipulación y almacenamiento de la información: incluye todos los procesos de almacenamiento y mantenimiento de la información. Bases de Datos, modelos multidimensionales, cubos de información, etc. son las tecnologías encuadradas en este eje.
  • Visualización y distribución de la información: incluye todos los procesos presentación, visualización y reparto de la información. Aquí se incluyen las herramientas de visualización, reporting, broadcasting, etc.
  • Análisis de la información: incluye procesos de análisis e inferencia de nueva información a partir de la información existente. Es inherente a todo proyecto de B.I. aunque en ocasiones no se le presta suficiente atención.

Consideraciones sobre la organización

Las características de la compañía y el cómo está organizada influye determinantemente en el sistema de B.I. a implantar. Es necesario determinar los siguientes aspectos sobre:

  • La toma de decisiones en la empresa: ¿Cómo se realiza la toma de decisiones?, ¿Quién las toma?, ¿Existe autonomía en la toma de decisiones o existen personas por las que deben pasar obligatoriamente?
  • La gestión de las responsabilidades: ¿Existe un sistema jerárquico de gestión de las responsabilidades o es un sistema descentralizado?
  • Las políticas de comunicación: ¿cómo se mueve la información en nuestra organización? ¿Existe un camino único y fiable? ¿Cada departamento utiliza su propia información? ¿Cómo se determinan los flujos de información?
  • Las características de los usuarios finales del sistema de B.I.: ¿Están acostumbrados a tomar decisiones? ¿Analizan la información suministrada o se limitan a ejecutar a partir del análisis realizado por otros? ¿Que usan hoy día para acceder a la información? ¿Cómo consumen los datos?
  • La relación entre el departamento de IT y los usuarios finales. ¿Cómo funciona el área de IT actualmente? ¿Cuál se prevé que sea su papel tras la implantación del nuevo sistema?

¿Cómo abordar tu proyecto de Business Intelligence?

Primero, planificar.

Una vez que ya sabemos qué queremos hacer y qué condicionantes vamos a tener debemos planificar el proyecto. Deberemos pararnos a pensar qué es lo que vamos a hacer, quien debe estar implicado y cuando tenemos previsto ejecutar las actuaciones definidas.

Determinar los actores clave de negocio es fundamental, pues son ellos los que saben en que consiste el funcionamiento de su departamento, cómo realizan sus funciones, de que herramientas disponen para realizarlas y cuáles son los puntos en los que les gustaría mejorar.

Durante la planificación se identificarán por tanto las personas implicadas en el proyecto de cada una de las áreas de la organización afectadas (lo que llamamos los perfiles de usuario) y se organizarán y priorizarán las tareas a realizar según su urgencia o criticidad, planificándose un calendario o agenda de entrevistas con cada uno de los usuarios identificados. Para estas tareas es importante de disponer de la figura de un Project Manager: una persona que está al tanto de todo, conoce a todos, convoca y resume las reuniones, genera los protocolos a realizar, etc. Es necesaria una cabeza visible y clara que todos identifiquen con el proyecto.

Así mismo, dentro de la organización debemos definir un Product Owner, o “dueño del producto”. Este debe ser una persona de negocio que se convierta en el responsable último de establecer las prioridades de las tareas a desarrollar en cada momento y controlar los avances del proyecto.

 

Segundo, análisis de requisitos.

En LIS-Solutions aplicamos metodologías de desarrollo de aplicaciones B.I. basados en los paradigmas agiles, de modo que la toma de requisitos con cada responsable de área no se realiza en una única entrevista, sino que los requisitos se van capturando de manera incremental en sucesivas reuniones, permitiendo que la evolución del proyecto sea flexible y adaptable en el tiempo.

No obstante, en la primera entrevista con los usuarios de negocio de cada área, se definirán los requisitos funcionales generales (que es lo que quiere cada departamento que el sistema de B.I. haga) y no funcionales (consideraciones tecnológicas inherentes a la forma en que el departamento quiere o desea utilizar el sistema).

En esta primera entrevista intentaremos recopilar en cierta medida la experiencia de usuario de negocio de los actores implicados y tratar de reflejarla. Para ello se pueden utilizar pequeños mapas conceptuales, donde se recopilan los conjuntos de datos base de los que se dispone y las necesidades que se desean cubrir: informes que se precisan que pueden existir o no, mejoras sobre los mismos si proceden, necesidades de actualización y disponibilidad de la información (habrá información que sea necesaria cada hora y otra quizás puede esperar a una actualización diaria, por ejemplo).

Así mismo, se definirán las métricas principales (o Kpis) fundamentales para la evaluación de cada proceso de negocio; así como los principales ejes de análisis de dichas métricas. Es decir, se debe definir tanto lo cuantitativo (aquello que queremos medir, por ejemplo costes, tiempos, ingresos, etc.) como lo cualitativo (el aspecto por el que queremos analizar lo que medimos, por ejemplo quien gasta, cuando lo gasta, donde lo gasta, etc.)

Siempre seguimos en nuestros análisis una actitud proactiva con respecto a las necesidades que puedan llegar a darse en el futuro. Como decimos, nuestra metodología es ágil y debe estar preparada para responder a cambios futuros. Esta actitud proactiva nos ayudará a minimizar el impacto de los cambios que se vayan produciendo.

Así mismo, desde nuestro enfoque, entendemos de vital importancia la implicación, en la medida de lo posible, del departamento de IT de la empresa en estas entrevistas. Muchas veces son ellos los que conocen los detalles técnicos de donde y cómo se almacena la información que utilizan los usuarios de negocio y cuando está disponible, lo que agiliza la captura de requisitos, en particular los no funcionales y evita malentendidos.

Tercero, diseño e implementación.

A partir de las primeras entrevistas con los perfiles de usuario de negocio, realizaremos un diseño inicial de la solución de Business Intelligence. Este diseño inicial, lejos de ser completo, consiste fundamentalmente en establecer unos marcos bien definidos y al mismo tiempo con alta flexibilidad para adaptarse a los cambios que se producirán en el futuro.

Podemos dividir el diseño en 3 partes relativamente diferenciadas:

  • Selección de la tecnología:

Esta debe realizarse en una fase temprana del proyecto, dado que condicionará de manera significativa lo que se pueda hacer y cómo se pueda hacer. Deberá tener en cuenta todos los requisitos no funcionales detectados en las entrevistas, así como los condicionantes propios de la empresa.

Dos serán los elementos que analizar: qué tecnología cubre funcionalmente nuestras necesidades y qué tecnología podemos soportar desde nuestra organización (a todos los niveles: técnico, formativo, económico, etc.). El cruce de ambas debería darnos la mejor alternativa para soportar el proyecto.

  • Diseño del modelo de datos:

El modelo de datos es fundamental para cualquier sistema de B.I. es el que se encarga de mantener y almacenar la información de modo que pueda ser consumida correctamente por los usuarios de negocio. Se trata de crear un repositorio de datos global que pueda ser explotado por todos los perfiles de negocio.

Existen varios paradigmas para la creación de los almacenes de datos (Data warehouses): por un lado los llamados Top-Down que pretende integrar todos los aspectos de la compañía en un modelo único (enfoque Inmon) y por otro los Down-Top que consisten en crear pequeños ecosistemas propios para cada área del negocio con bajo nivel de integración pero enfocados a garantizar una explotación sencilla y rápida de los datos (enfoque Kimball).

Elegir un enfoque o paradigma a priori, de manera general, es cuanto menos arriesgado, pues el diseño dependerá fundamentalmente de los condicionantes de la empresa. Así por ejemplo, en empresas con pocas áreas implicadas, un enfoque Inmon puede ser adecuado, pues aunque el desarrollo es más costoso inicialmente, el mantenimiento del mismo es más fácil. En una empresa con muchas áreas distintas, un enfoque tipo Inmon puede alargar el proyecto desmesuradamente, impidiendo generar retorno en el usuario y provocando desmotivación en el proyecto.

Como casi siempre, en el punto medio podemos encontrar la virtud. Desde LIS-Solutions lo que proponemos generalmente es la utilización de un método que podríamos denominar cono híbrido, realizando un desarrollo incremental pero no totalmente aislado del resto, sino teniendo en cuenta los elementos comunes.

Partimos de metodologías Kimball, que al estar guiada por el negocio nos permiten tener más flexibilidad y rapidez más altas, generando valor a la empresa desde los primeros momentos (al abordar el diseño por áreas o perfiles de usuario, los tiempos de desarrollo son menores y sobre todo independientes de los de otras áreas), sin perder de vista la integración de los elementos comunes de otras áreas.

  • Diseño de las visualizaciones:

Para cada perfil de usuario debemos preguntarnos qué funcionalidad necesita para manejar la información. El cómo se consuma la información es fundamental para el éxito de un proyecto de B.I. y esta forma varía de un área a otra. Aunque es recomendable unificar las herramientas de visualización en la medida de lo posible, no debemos forzar la adopción de una herramienta en ciertas áreas que no ofrezca las capacidades que el área concreta precisa.

Con las herramientas de visualización seleccionadas, se plantearán mockups o prototipos que nos den una imagen visual de cómo se mostrará cada una de las métricas definidas en el análisis de requisitos, así como las dimensiones por las que vamos a filtrar la información.

Cuarto, volvemos a empezar.

Cuando decimos que volvemos a empezar, queremos hacer hincapié en el enfoque incremental que aplicamos a nuestros desarrollos de Business Intelligence. Las fases descritas anteriormente no son cajas cerradas, estancas y secuenciales; sino que se entremezclan en sucesivas iteraciones.

El leitmotiv es la entrega de valor continuada al usuario, permitiendo la flexibilidad en el desarrollo de la herramienta y sobre todo la implicación del usuario final.

Para que esta metodología tenga existo, es fundamental el trabajo conjunto del Product Owner y el Project Manager para definir las tareas más prioritarias, pactar los cambios en dichas tareas y definir los alcances de cada iteración de desarrollo.

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